Prozessoptimierung

Leistung

Umsetzung: ich selbst

56 Projekte im DACH-Raum

Zwischen Angebot und Zahlungseingang werden dieselben Daten oft mehrfach abgetippt.

Ich nehme Ihre Büroabläufe auf, messe, wo Zeit verloren geht, und automatisiere die Schritte, die sich jeden Tag wiederholen. Vom Angebot über die Rechnung bis zum Mahnlauf, angebunden an die Software, die Sie schon nutzen.

Prozessoptimierung ist die Arbeit, einen Ablauf sichtbar zu machen und jeden Schritt zu streichen, der nichts bringt. Prozessautomatisierung ist der zweite Teil: Software übernimmt, was heute jemand von Hand von einem Programm ins nächste überträgt.

Ich fange nicht mit einem Werkzeug an, sondern mit Ihrem Ablauf: erst aufnehmen und messen, dann bauen. Die Automatisierungen laufen auf meinem eigenen Server, unter anderem mit n8n. Sie sprechen dabei immer direkt mit mir.

Was zur Prozessoptimierung oft dazukommt

Wer interne Abläufe automatisiert, stößt auf zwei Fragen: Wo hilft KI sonst noch, und wie lernt das Team, mit ihr zu arbeiten? Für beides gibt es eigene Seiten.

Büro läuft

Erst messen, dann automatisieren, nie andersherum

Von Angebot über Rechnung bis Mahnlauf in einer Kette
Ihr Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt

Ablauf aufnehmen

Ich sehe mir an, wie ein Vorgang heute wirklich läuft: wer was anfasst, in welchem Programm, wie oft pro Woche. Daraus entsteht eine Liste aller Schritte mit dem Zeitaufwand je Schritt.

Messen, dann wählen

Nicht jeder Schritt lohnt eine Automatisierung. Ich rechne für jeden aus, was er heute an Zeit kostet und was die Umstellung verlangt. Den Anfang macht der Ablauf, der Ihnen pro Woche die meiste Zeit nimmt.

Automatisieren

Vom Angebot über die Rechnung bis zum Mahnlauf wird aus Einzelschritten eine Kette, die selbst weiterläuft. Gebaut auf meinem Server, unter anderem mit n8n, angebunden an Ihr CRM oder Ihre Branchensoftware.

Nachmessen

Nach dem Start messe ich denselben Ablauf erneut und vergleiche ihn mit dem Ausgangswert. So sehen Sie schwarz auf weiß, was sich geändert hat. Ändern sich Ihre Abläufe, passe ich die Kette an.

Fragen zur Prozessoptimierung

Welche Abläufe sich lohnen, wie die Aufnahme abläuft und was mit Ihrer bestehenden Software passiert.

Welche Büroabläufe lassen sich automatisieren?

Automatisieren lassen sich Büroabläufe, die sich wiederholen und festen Regeln folgen: Angebote aus Anfragen vorbereiten, Rechnungen und Stornorechnungen schreiben, Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken, Termine eintragen, Formulardaten ins CRM übertragen. Für ein Keramik-Atelier in Köln hat ein System von MS Solutions in 30 Tagen 458 Stornorechnungen automatisch geschrieben. Schwieriger wird es bei Entscheidungen, die Erfahrung brauchen, etwa bei Kulanz oder Preisverhandlungen. Die bleiben beim Menschen.

Was kostet Prozessautomatisierung für einen kleinen Betrieb?

Prozessautomatisierung hat keinen Einheitspreis, weil ein einzelner Mahnlauf ein anderes Projekt ist als eine Kette vom Angebot bis zur Zahlung. Der Preis hängt von der Zahl der Schritte, der angebundenen Software und den Prüfregeln ab. MS Solutions nennt ihn, sobald der Ablauf aufgenommen ist, und zwar als schriftlichen Festpreis vor Beginn. Bei größeren Vorhaben steht davor eine bezahlte Konzeptphase, die bei Beauftragung angerechnet wird.

Wie läuft eine Prozessoptimierung ab?

In vier Schritten. Erstens nehme ich den Ablauf auf, so wie er heute wirklich läuft, nicht wie er auf dem Papier steht. Zweitens messe ich, wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Drittens automatisiere ich die Schritte, die den größten Zeitgewinn bringen. Viertens messe ich nach dem Start erneut und vergleiche mit dem Ausgangswert. So steht am Ende eine belegte Veränderung statt eines Gefühls.

Muss ich für Prozessautomatisierung meine Software wechseln?

Nein. Prozessautomatisierung soll die Programme verbinden, die Sie schon nutzen: Postfach, Kalender, CRM oder Branchensoftware. Ob ein Programm eine Schnittstelle hat, prüfe ich vor dem Angebot. Fehlt sie, suche ich einen anderen Weg, etwa über Exporte, oder sage Ihnen offen, dass sich die Anbindung nicht lohnt. Ihr Team arbeitet danach weiter in den gewohnten Programmen und muss kein neues Werkzeug lernen.

Was ist n8n und warum läuft die Automatisierung auf einem eigenen Server?

n8n ist eine Software für Workflow-Automatisierung, die sich auf einem eigenen Server betreiben lässt. MS Solutions nutzt sie neben anderen Werkzeugen für Ketten wie diese: Anfrage kommt rein, Angebot wird vorbereitet, Erinnerung geht raus. Ich betreibe diese Automatisierungen auf meinem eigenen Server. Das hat zwei Gründe: Sie wissen, wo Ihre Daten verarbeitet werden, DSGVO-konform, und Sie hängen nicht an einem Abo-Baukasten, der Preise oder Funktionen nach Belieben ändert.

Wie lange dauert es, bis ein automatisierter Büroablauf läuft?

Das hängt von der Zahl der Schritte und der Software ab, die angebunden wird. Einen Termin nenne ich deshalb erst nach der Aufnahme des Ablaufs, dann schriftlich im Angebot. Was ein stabiler Ablauf leistet, zeigt ein Gastronomiebetrieb in Tirol: Sein Workflow hat in den ersten 48 Stunden nach dem Livegang 17 Bewerbungen und 11 Reservierungen automatisch verarbeitet und arbeitet seit Januar 2026 ohne Ausfall.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?

Prozessoptimierung fragt, ob ein Schritt überhaupt nötig ist. Prozessautomatisierung lässt einen nötigen Schritt von Software erledigen. Wer nur automatisiert, macht einen umständlichen Ablauf bloß schneller umständlich. Deshalb streiche ich zuerst doppelte Eingaben und überflüssige Freigaben und automatisiere danach, was übrig bleibt. In kleinen Betrieben passiert beides oft im selben Projekt, weil der Ablauf ohnehin einmal sauber aufgeschrieben werden muss.

Wer behält die Kontrolle, wenn Rechnungen und Mahnungen automatisch verschickt werden?

Sie. Vor dem Start legen Sie fest, welche Schritte ohne Freigabe laufen und wo ein Mensch bestätigt, zum Beispiel vor der ersten Mahnung oder ab einem Betrag, den Sie bestimmen. Ich baue die Kette so, dass Sie jederzeit nachsehen können, was wann verschickt wurde. Ändert sich eine Regel in Ihrem Betrieb, etwa eine Zahlungsfrist, passe ich die Automatisierung an. MS Solutions bleibt dabei Ihr direkter Ansprechpartner.